Algemene Voorwaarden

1. Algemeen

De accommodaties van Parothea zijn te huur voor particulieren, verenigingen en bedrijven.
Alle huurders duiden we ook aan als gebruikers van de ruimte, zalen en materiaal aanwezig in Parothea.
De verhuur van de lokalen valt onder de nieuwe wetgeving – onze prijzen zijn 21% btw inclusief.

Aard van de activiteiten

Theaterzaal (met podium) voor repetities en voorstellingen in de podiumkunsten (dans, woord, muziek) ook als feestzaal voor club- en familiefeesten, rouwtafels en publieke activiteiten zoals lezingen,…
Polyvalente zaal voor buffetten, vergadering, co-workspace, study-room, dans en beweging, meditatie, Yoga,Q-gong
Gaarkeuken met koelcel, oven, stockeerruimte, afwas
Atelier voor vergaderingen, creatieve activiteiten
Berging voor stockeren van verenigings- en seizoensartikelen
Parkeerzone voor bewoner, pendelaar,…
cafetaria voor vergaderingen, feesten
Vergaderzaal voor vergaderingen, opleidingen, co work space

Reserveren kan via de website. Lukt het u niet dan kan je een mail sturen. Bij iedere reservatie vermeld je duidelijk welke tijd je voorziet voor op- en afbouw, repetitie en voorstelling.

Wanneer de verhuurder vaststelt dat de huurder bewust foutieve informatie meedeelde over de aard van de activiteit, zal geen toelating worden gegeven, en het gebruik van de lokalen worden verboden en in voorkomend geval zullen de activiteiten onmiddellijk worden stopgezet. Een inbreuk op deze voorwaarden kan eveneens leiden tot het geheel of gedeeltelijk inhouden van de waarborg.

Registratieplicht

Iedere huurder zal zich registreren via de website waarbij hij/zij de aard van zijn activiteit zal omschrijven.

Huurvoorwaarden

de zaal kan gehuurd worden per uur waarbij de voorwaarde geldt van min. 2 aansluitende uren.
de zaal klaar zetten, decoreren wordt gezien als een blokkade tarief.
de zaal overnacht blokkeren wordt in uitzonderlijk gevallen toegestaan.
Parothea: huur van alle zalen met bediening of in zelftap. Bij huur in zelftap gelden specifieke voorwaarden.

optie: Repetitief gebruik

De aanvragen voor repetitief gebruik moeten jaarlijks opnieuw gebeuren.
Elke vereniging muv de partners, mag naast de occasionele activiteiten maximaal 2 blokken van maximaal 2 weken (2 weekends) per jaar vastleggen voor een langlopende activiteit.
Bij langlopende activiteiten kan desgevallend de zaal met podium gereserveerd worden waarbij materiaal kan blijven staan mits overleg met de uitbater. Dit geeft evenwel geen recht op gratis zaal bezetting of gebruik. De uitbater is niet verantwoordelijk voor schade, diefstal of verlies van achtergelaten materiaal (decor, kostuums,…)

Optie: lange termijn

De bergruimtes (kelder, kast, rek) en parking kunnen voor langere termijn gehuurd worden en zijn jaarlijks opzegbaar.

2. Finance

Tariefcategorie

Het voordeeltarief geldt voor socio-culturele verenigingen en particulieren werkzaam in Drongen, voor wie actief lid is van Danswijzer, en voor het bestuur van de vzw PPGW Drongen.
Het partnertarief geldt voor die verenigingen, bedrijven die op jaarbasis meer dan 200 uren huur opnemen. Partners genieten van verschillende voordelen waaronder prioritair gebruik van de zalen, voordeeltarief en visibiliteit op het promobord buiten.
Het standaardtarief geldt voor alle andere gebruikers (particulier, bedrijf, vereniging) die niet onder bovenstaande voordeeltarief of partnertarief vallen.

Waarborg

Ieder huurder betaalt een waarborg voor het gebruik van de infrastructuur.
De waarborg is € 250 vergaderingen/lessen en € 500 feesten/events meer dan 100p en wordt voldaan via giro BE97 7370 2524 9749 voor de aanvang van de activiteit.
Na afloop van de activiteit wordt de waarborg terugbetaald of verrekend met de eindfactuur, op voorwaarde dat er geen inbreuk werd gepleegd op de gebruikersvoorwaarden, die integraal deel uitmaakt van de huurovereenkomst.
Bij repetitief gebruik wordt de waarborg pas terugbetaald op het einde van alle gereserveerde activiteiten.

Huurprijzen

De actuele huurprijzen kan je opvragen bij Karlien via info@parothea.be
De huurprijs is samengesteld uit de kostprijs zaal + administratie + energie.
Extra materiaal (zie onze materiaallijst) – energieverbruik podiumbelichting – diverse catering worden apart verrekend.

Facturatie

Wanneer je aanvraag tot reservatie wordt goedgekeurd, ontvang je een bevestigingsmail. Annuleren kan je doen door in te loggen en je reservatie te verwijderen. Het voldoen van de waarborg is een manier om je reservatie te bevestigen.
Na ontvangst van je ondertekende gebruiksovereenkomst is je reservatie definitief en alle daaraan verbonden kosten inbaar.
Voor aanvang van je event zal je de waarborg voldoen en bevestig je dat je een duidelijk beeld hebt van de huurprijs en de eventueel bijkomende kosten voor reservaties van materiaal, energie, Ivago en schoonmaak.
De accommodatie wordt maar beschikbaar gesteld wanneer de waarborg werd voldaan.
Na het event ontvang je een eindfactuur voor het drankverbruik met verrekening van de waarborg.
Klachten inzake de gefactureerde bedragen dienen binnen de acht kalenderdagen gemeld te worden aan Karlien Lox, Gasthuisstraat 20 B 9850 Deinze of via info@parothea.be.

Annulering

Je kan je reservatie online kosteloos wijzigen tot 30 dagen voor aanvang.
Voor alle andere annuleringen wordt een administratieve kost van € 50 per reservatie aangerekend.

3. Catering

De huurder dient ALLE dranken aan te kopen bij de uitbater Karlien Lox.
Het staat de huurder vrij om ALLE voeding in eigen beheer aan te bieden.
Een inbreuk op deze regel kan leiden tot het inhouden van de waarborg.
De prijslijst van de dranken staat ter beschikking bij reservatie.
Voor dranken die niet op de prijslijst staan, kan je steeds met ons contact opnemen om beschikbaarheid en prijs te checken. Indien onze brouwer de niet verbruikte flessen/bakken ervan niet terugneemt, dan worden deze door de huurder overgenomen.
Het staat de huurder vrij een eigen verkoopprijs te hanteren naar zijn/haar publiek toe.

We hebben steeds voldoende voorraad van deze dranken voor vergaderingen en repetities.

Voor grote evenementen vragen we ten laatste 10 dagen voor aanvang van het evenement de gewenste dranken samen met het totaal verwacht aantal personen naar info@parothea.be te sturen. Gebruik hiervoor onze Excel bestellijst.

Zelftap

Alle frigo’s zijn reeds gevuld met onze drank. Na je evenement vul je de frigo’s zelf terug aan. We doen een tegensprekelijke stockcontrole.
Elke geopende fles, pakje of begonnen vat wordt volledig aangerekend ook al is dit niet volledig verbruikt.

Schoonmaak

Optie gratis

De huurder staat zelf in voor de schoonmaak van de gebruikte lokalen. Hiertoe worden de nodige producten en materiaal door de verhuurder ter beschikking gesteld, met uitzondering van vaatdoeken en handdoeken.
De schoonmaak mag enkel uitgevoerd worden met de schoonmaakproducten ter beschikking gesteld door de verhuurder.
Na elk gebruik van de lokalen waarbij eten en drinken genuttigd werden, moeten deze met water en de aanwezige reinigingsproducten dezelfde dag gereinigd worden.
Indien je evenement duurt tot na middernacht, dient de schoonmaak ten laatste tegen 08u00 klaar te zijn, tenzij anders overeengekomen met de verhuurder.
Indien de schoonmaak door de huurder niet of slecht is uitgevoerd, is de verhuurder genoodzaakt een externe firma in te huren. Daarvoor worden volgende kosten aangerekend: € 150 (normale opkuis) of € 300 (extreem vervuilde opkuis)
Afval dient door de huurder zelf verwijderd te worden of in de betreffende zakken in de voorziene containers te plaatsen. de standaardtarief voor Ivago bij normaal afval verbruik is € 10
Eventueel achtergelaten afval wordt op kosten van de huurder verwijderd.

Optie onze kuisfirma

De huurder kan er ook voor opteren een geplande schoonmaak te reserveren.
Je kan de zalen verlaten – wij zorgen voor de opkuis.
Je betaalt € 150 of € 300 bij extreme vervuiling (muren, plafond, sanitair)

5. Toegangscontrole

Om toegang te krijgen tot de lokalen duidt de verhuurder een verantwoordelijke aan die de deuren komt openen en sluiten.
De bestuursleden van vzw Astrid en Parochiale Werken Gent West hebben te allen tijde toegang tot de zalen, ook tijdens de activiteiten.
Zij zijn gemachtigd de activiteit stil te leggen indien ze inbreuken vaststellen op de gebruiksvoorwaarden.

6. Veiligheid en openbare orde

De huurder moet rekening houden met de omwonenden en de andere gebruikers op de site. Dit gaat dan over ‘evidente’ gedragingen als het vermijden van nachtlawaai aan de zaal, foutparkeren, vandalisme, enz.
De toegang rond het gebouw dient vrijgehouden te worden voor eventuele hulpdiensten. Daardoor is het verboden te parkeren aan de voor- en achter inrit van het gebouw.
Het gebruik van pyrotechnisch materiaal (vuurwerk) is verboden zowel binnen als buiten de accommodatie.
Er mogen geen externe warmtebronnen of gasflessen voor bv. gasbranders of friteuses binnen het gebouw gebracht worden.
Het gebruik van drones binnen de accommodatie is verboden.
U kan geen bbq of open vuren houden op de parking zonder uitdrukkelijke toestemming van de eigenaar en de meldingsplicht bij de brandweer.

Bij grote activiteiten (> 150 personen) zijn bijkomende maatregelen aangewezen:

Verkeers-en parkeerbegeleiding. Dit kan bestaan uit het aanwijzen van vrije plaatsen op de parking, maar ook uit het doorverwijzen naar parkeermogelijkheden in de bredere omgeving. Deze vrijwilliger moet hiervoor verplicht een fluohesje dragen.
Bij grote activiteiten waarvan het risico op voorhand hoog wordt ingeschat of waarbij de kans op nachtlawaai groot is, kan de beheerder beslissen om het inzetten van fuifgeleiders/stewards door de organisator te verplichten. Ook kan de beheerder bij zulke activiteiten opleggen dat er brieven gebust worden bij de omwonenden, met informatie over de activiteit en contactgegevens van de direct verantwoordelijke in geval van klachten.

Rookverbod

Zoals de wet voorschrijft, is het verboden te roken in ALLE LOKALEN van Parothea. De huurder dient dit totale verbod te respecteren en strikt toe te passen op alle deelnemers aan de activiteit.
De huurder vergewist zich bij het begin van de activiteit van de plaatsen van de brandblussers, de evacuatieplannen en het brandalarm. Duidt een verantwoordelijke aan die weet heeft van de brandblusapparaten en de werking er van.
Wanneer het brandalarm afgaat wegens het negeren van het rookverbod, wordt de activiteit stilgelegd.

Geluidsnormen

Parothea is vergund met de VLAREM II milieuvergunning. Het geluid mag de 95dB niet overschrijden! Dit wordt door ons gemonitord. Externe geluidsinstallaties dienen dan ook aangesloten te worden op de daarvoor voorziene infrastructuur. Een inbreuk op deze regel kan leiden tot het stilleggen van de activiteit en een inhouding van de waarborg.
Alle klachten en boetes daaruit voortvloeiend zijn ten laste van de huurder.

Bereiding etenswaren

Omwille van brandveiligheidsredenen is het niet toegestaan om etenswaren te bereiden buiten de keuken. Daaronder verstaan we o.a. gourmet, fondue, het bakken van wafels of pannenkoeken, enz. Deze opsomming is niet limitatief. Uitzonderingen dienen aangevraagd te worden aan de beheerder.
Barbecue-installaties mogen enkel gebruikt worden op het buitenterras of op een auto-vrije parking.

Techniek en audio

Het is verboden om trussen toe te voegen aan de bestaande trussen.
Men mag maximum 40kg extra toevoegen per trus.
De bestaande toneelspots, led- verlichting mogen in geen geval worden verwijderd van de trussen zonder uitdrukkelijke toestemming van onze beheerder.
De toneelspots en led-verlichting dienen steeds in de oorspronkelijke stand te worden gepositioneerd.
Tijdens de activiteit moeten alle uitgangen effectief worden opengesteld, er mag in geen geval materiaal voor de nood- of andere uitgangen worden geplaatst.

Te vervullen formaliteiten

Sabam/Unisono

De aan Sabam/Unisono verschuldigde bedragen dienen betaald te worden door de huurder.

Politie

Het politiereglement van Gent bepaalt dat alle openbare evenementen op voorhand moeten gemeld worden. Op deze manier zijn de ordediensten (politie, brandweer…) op de hoogte en kan er bij noodsituaties directer worden opgetreden.
De meldingsplicht is de verantwoordelijkheid van de huurder.
Ten laatste 6 weken voor het event stuur je het ‘Meldingsformulier Evenement’ ingevuld terug naar de Openbare Ordecel van de Politie én naar de verhuurder.

Aansprakelijkheid

De brandverzekering werd door onze vzw afgesloten. De kostprijs ervan is verrekend in de huurprijs.
Een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid dienen jullie zelf af te sluiten mocht jullie vereniging nog geen dergelijke verzekering hebben onderschreven.
De huurder is aansprakelijk voor de schade aan personen, goederen of voorwerpen, voor schade aan het gebouw en/of lokalen, tenzij hij kan aantonen dat deze schade in geen geval te wijten is aan een fout of nalatigheid in het gebruik, de bewaking of het onderhoud in hoofde van de huurder, zijn personeel, de organisatoren of zijn genodigden.
De uitbater eigent zich het recht toe de waarborg niet terug te betalen bij schade waarvoor de huurder verantwoordelijk wordt gesteld.
Het gebouw en/of lokalen moeten na elk gebruik zorgvuldig worden afgesloten. In geen geval mogen derden in het gebouw en/of lokalen worden toegelaten buiten de aanwezigheid van de huurder of zijn vertegenwoordiger.
De huurder staat na het beëindigen van de activiteit, zelf in voor het uitschakelen van de verlichting en de verwarming evenals voor het afsluiten van het (de) lokaal (lokalen) en het gebouw. Bij nalatigheid wordt een forfaitaire kost van 50 EUR aangerekend.
Het gebouw en/of lokalen mogen niet aan derden worden afgestaan noch onderverhuurd.
De huurder is aansprakelijk voor ongevallen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van het overschrijden van het maximumaantal toegelaten personen in het gebouw en/of lokalen.
Het maximum aantal deelnemers aan een manifestatie is vastgesteld als volgt:
- Theater zaal + podium 300 personen (staanplaatsen)
- Polyvalente zaal 60 personen (staanplaatsen)
- Cafetaria 80 personen
- vergaderzaal: 25 personen
- keuken: 25 personen
- Atelier 20 personen
- Parothea = maximaal 450 personen
Het aantal zitplaatsen hangt af van de zaalopstelling.

De uitbater, Karlien Lox, kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of diefstal van materiaal van de huurder tijdens het gebruik van onze accommodaties door personen vreemd aan onze zaak.

Gelezen en goedgekeurd,